5 Tipps für mehr IT-Sicherheit im Homeoffice

Aus der Not heraus waren gerade in der Anfangsphase der Coronakrise viele Mitarbeiter gezwungen, auf ihren privaten PCs zu arbeiten. Spätestens bei den ersten Video-Konferenzen wurde deutlich, dass dabei auch die Hardware dieser Geräte ganz schön gefordert ist. Ältere Laptops beispielsweise sind nicht in der Lage, in Sachen Bild- oder Tonqualität mit modernen Standards mit zu halten. Am Ende leidet darunter das ganze Team, das an einer Besprechung teilnimmt.

Gerade für Mitarbeiter, die nicht in Kurzarbeit sind, sondern über viele Stunden am Tag hochkonzentriert am PC sitzen, ist es darüber hinaus wichtig, die möglichst gleichen Arbeitsplatzbedingungen wie im Büro vorzufinden. Wer es beispielsweise gewohnt ist, auf zwei Monitoren zu arbeiten, kann den Rückschritt zu einem kleinen Laptop-Bildschirm nur schwer kompensieren.

Einer aktuellen Bitkom-Studie zufolge sind sogar fast 40 Prozent der Mitarbeiter nicht ausreichend für eine Arbeit daheim gerüstet. Sollten Sie Ihren Mitarbeitern auch in Zukunft die Möglichkeit zu Homeoffice-Tagen einräumen, wäre es wichtig, sicherstellten, dass die „Home-PCs“ heutigen Mindestanforderungen und ergonomischen Ansprüchen gerecht werden.

Die meisten Mitarbeiter, die gezwungen waren, plötzlich von Zuhause aus zu arbeiten, haben zwar eine verhältnismäßig gute Internetanbindung. Allerdings erwies sich diese bis zu einem gewissen Grad als Einbahnstraße. „Wir sind auf viele Produkte gestoßen, die fast zu 100 % auf private User und damit auf hohe Downloadgeschwindigkeiten abzielen. Zum abendlichen Netflix-Schauen oder für die Videospiel-Abenteuer der Kinder sind diese zwar ausreichend.
Die Uploadgeschwindigkeiten, die im Businessbereich notwendig sind, waren aber zum Teil absolut unbrauchbar“, erklärt Martin Peball, Geschäftsführer von NET-Solutions. Manche Anbieter haben aus diesem Grund sogar von sich aus vorübergehend die Uploadgeschwindigkeit ihrer Privatkunden als kostenlose Service deutlich erhöht. Allerdings bei weitem nicht alle.
Als Richtwert gilt: Wer von zu Hause aus arbeitet und regelmäßig größere Datenmengen über Cloud-Dienste mit seinen Kollegen austauscht oder an Videokonferenzen teilnimmt, sollte zumindest eine Uploadgeschwindigkeit von 5 Mbit/s zur Verfügung haben. „Das gilt übrigens auch für alle, die daheim auf Voice-over-IP-Telefonie zurückgreifen“, ergänzt Peball. „Wir haben das bei vielen Unternehmen umgesetzt und schnell gemerkt, dass nur eine entsprechend gute Internetverbindung auch eine hohe Sprachqualität garantiert.“

Das nächste Problem: Um ihre Videokonferenz möglichst ohne Kinderlärm im Hintergrund zu überstehen, haben viele Eltern ihren Nachwuchs erlaubt, in dieser Zeit Onlinepartien auf der Spielekonsole auszutragen oder einen Film zu streamen. Doch wenn alle gleichzeitig online sind, kann es schnell knapp werden mit der Bandbreite. Damit die Konferenz nicht ruckelt, empfiehlt sich in solchen Fällen ein sogenanntes Quality of Service (QoS), das den Datenfluss priorisiert und festlegt, welches Gerät im Heimnetz bevorzugt werden soll.

Eine weitere Fehlerquelle könnte das W-Lan sein. Oft ist das Gerät einfach schon zu alt oder in der hintersten Ecke der Wohnung versteckt, was natürlich auf die Bremse drückt.

Wird der private PC eines Mitarbeiters plötzlich als Arbeitsgerät verwendet, sollten umgehend höhere Sicherheitsansprüche dafür gelten. Genau das war allerdings bei vielen nicht der Fall. Zahlreiche Unternehmen sahen sich in der Coronakrise damit konfrontiert, dass das Thema Virenschutz bei den Mitarbeitern zu Hause bis dato eine untergeordnete Rolle spielte. Kritische Updates für Betriebssysteme oder unternehmensrelevante Anwendungen wurden zu spät oder gar nicht installiert. Außerdem könnten sich viele Geräte bereits vor Beginn der Homeoffice-Phase Viren oder Trojanern „eingefangen“ haben.
Angreifern wird damit Tür und Tor geöffnet, um in die Unternehmens-Netzwerke einzudringen.
„Selbst Windows 7 Rechner sind uns untergekommen. Bekanntlich gibt es für diese seit Jänner 2020 nicht mal mehr Updates. Es ist also ein absolutes No-Go sich mit einem derartigen Gerät mit dem Firmennetzwerk zu verbinden“, so Martin Peball, Geschäftsführer von NET-Solutions.

Aus Datenschutzgründen sind Unternehmen sogar verpflichtet zu überprüfen, ob die Geräte, mit denen auf ein Firmennetzwerk zugegriffen wird, über einen entsprechenden Virenschutz verfügen. Ohne professionelles Patch Management ist das im Alltag schwer umsetzbar. Denn bei dem plötzlichen „Wildwuchs“ an mobilen Endgeräten verloren interne IT-Verantwortliche schnell den Überblick.

Doch wie können Unternehmen dieses Einfallstor möglichst sicher schließen? Am besten gelingt das mittel Managed Services, die die Wartung der IT aus der Ferne übernehmen und für eine sichere IT-Infrastruktur im Homeoffice sorgen. Konkret werden dabei sowohl die Software als auch entsprechende Sicherheitseinstellungen an alle Mitarbeiter verteilt. Ein professionelles Patch-Management garantiert, dass sämtliche Endgeräte stets auf dem neuesten Stand gehalten und permanent auf Schwachstellen hin geprüft werden. Eine Firewall schirmt sämtliche Rechner vor Angriffen von außen ab. Für die IT-Abteilung bedeutet das eine Automation von Routinearbeiten. Für Sie und Ihre Daten bedeutet das wesentlich mehr Sicherheit!

Vereinfacht ausgedrückt ist eine VPN-Verschlüsselung jener Teil einer Software, der für eine gesicherte Verbindung ins Büro verantwortlich ist. Diese Verbindung wurde in den letzten Wochen zu einer wichtigen Lebensader, über die Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf Dokumente und Daten aus diversen Datenbanken erhalten. Aufgabe der VPN (Virtual Private Networks)-Verschlüsselung ist es, diesen Datenverkehr im Unternehmensnetz zu sichern und dafür zu sorgen, dass die Daten nicht mehr von außerhalb einsehbar sind und nicht manipuliert oder abgefangen werden können.

Auch in diesem Bereich hat sich gezeigt, dass bei zahlreichen Unternehmen Handlungsbedarf besteht. So wird beispielsweise empfohlen, auf eine 2-Faktor-Authentifizierung zu setzen, um das Login besser abzusichern. Eine sehr einfache Maßnahme, die jedoch von den meisten nach wie vor verabsäumt wird.

Schnell hat sich außerdem gezeigt, dass bestehende VPN-Verbindungen dem plötzlichen Zugriff von deutlich mehr Mitarbeitern aus dem Homeoffice nicht gewachsen waren. Teilweise gab es einfach nicht genügend Hardware-Ressourcen um die VPN-Anfragen zu verarbeiten! Es empfiehlt sich deshalb, die VPN-Verbindung von einem Profi testen zu lassen und gegebenenfalls die Serverkapazitäten aufzustocken. Allerdings hat die Coronakrise auch aufgezeigt, dass gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen oft das interne IT-Know-how fehlt, um eine komplexe VPN-Infrastruktur aufzubauen. Rasche und langfristig eine sicher Abhilfe schaffen auch hier Managed Services.

Die Arbeit in der Cloud gehört in vielen Unternehmen mittlerweile zum Alltag. Für sie ändert sich durch die vermehrte Homeoffice Tätigkeit der Mitarbeiter im Hinblick auf das Backup wenig – abgesehen darauf, dass es jetzt wirklich regelmäßig geprüft werden muss. Trotzdem kann es ganz schnell passieren, dass wichtige Daten im Homeoffice lokal produziert bzw. abgespeichert werden. Das ist aus mehreren Gründen problematisch. Unkontrollierte Kopien von Unternehmensdaten in den privaten Räumen der Mitarbeiter dürfte es laut geltenden Datenschutzbestimmungen gar nicht geben.

Hier kann eine zentrale Datensicherungslösung helfen, die Backups über die bestehenden VPN-Verbindungen durchzuführen. Moderne Backup-Lösungen verhindern also Datenverlust, der in jeder Branche ein Alptraum ist.